0
€ 0,00
0 artikelen
Je hoeft je niet te schamen, want het overkomt heel veel ondernemers. Met deze blog laten wij je zien hoe het anders kan. Hoe je je mailbox snel organiseert, en nog belangrijker hoe je er grip op houdt zonder er hele dagen mee bezig te zijn.
“Don’t let your email dictate your priorities.”
Jeff Davidson
Een lege inbox zorgt voor een leeg hoofd. Makkelijker gezegd dan gedaan, want bij de meesten onder ons is de inbox nooit leeg. Vooral niet als je werkt vanuit de inbox, dan is het heel moeilijk. Tegenwoordig zijn er veel handige e-mailprogramma’s zoals Outlook. Hiermee werk je efficiënt en sneller. Met de volgende tips wordt het een stuk makkelijker.
Heb je de hele dag je e-mailprogramma open staan? Stop hier dan alsjeblieft meteen mee. De hele dag afgeleid worden door binnenkomende meldingen is funest voor je concentratie. Spreek met jezelf 2 momenten per dag af, het liefst vaste momenten om je mailbox te openen. Doe dit bijvoorbeeld aan het begin van je werkdag en aan het eind van je werkdag. Als je vaste momenten inplant krijg je hier vanzelf een structuur in. En voor je het weet is het een gewoonte geworden. De rest van de dag sluit je jouw e-mailprogramma en zet je de meldingen uit.
Nu denk je misschien “Wat zeg je nu dit is toch logisch?” Ja, natuurlijk is dit logisch, want om te beginnen moet je je e-mails openen en lezen. Maar we kunnen heel goed voorstellen dat als jij een inbox hebt waar er 150 e-mails op je staan te wachten je geen idee hebt waar je moet beginnen. Maak hierin een keus voor jezelf. Begin je met de oudste datum? Of begin je met de nieuwste datum? Het maakt helemaal niets uit met welke je begint, als je maar wel probeert om hieraan vast te houden. Dus niet eerst een mail van vorige maand en dan van vandaag. Werk mails af op de volgorde die je kiest.
Veel e-mailprogramma’s hebben de luxe om ze voor jou te laten werken. Maak hier gebruik van! Vaak komen er nieuwsbrieven, facturen of e-mails van social media notificaties binnen. Deze hoeven natuurlijk niet in je mailbox te staan. Vaak verplaats je berichten handmatig naar een mapje. Dit kan ook automatisch. Als jij al weet dat je een factuur in het mapje facturen wil hebben, zorg er dan voor dat soortgelijke mails voortaan direct hierin terechtkomen. Dit geldt ook voor nieuwsbrieven en social media notificaties. Leer jezelf aan om deze mapjes dan 1 keer per week langs te lopen en onderneem actie als dat nodig is. En nieuwsbrieven lees je gewoon een keer als je pauze hebt. Kleine tip: Lees je de nieuwsbrieven eigenlijk nooit? Schrijf je hier dan voor uit. Dit scheelt heel veel mails!
Je hebt de e-mail gelezen en weet wat je moet doen. Sommige e-mails kunnen direct beantwoord worden. Doe dit ook en plaats de e-mail daarna in de map waar hij thuishoort. Deze is dan gelijk afgehandeld en uit je systeem. Moet je een taak uitvoeren en kan dit binnen 2 minuten? Doe dit ook gelijk maar soms kun je niet gelijk antwoorden. Bijvoorbeeld omdat je nog wat moet uitzoeken, moet overleggen of een bijlage moet voorbereiden. Moet je deze dingen echt zelf doen? Als een collega dit moet doen stuur de mail dan gelijk door. Moet je dit wel zelf doen? Plan dan tijd in je agenda en zet het op je to-dolijst. Je bent tenslotte nu met je e-mail bezig en niet met je takenlijst. Dit is erg belangrijk om niet te vergeten, want anders ben je weer met verschillende dingen bezig. Maak gebruik van Monday en ToDoIst om taken die meer tijd kosten te orderen, te monitoren en te delegeren.
Om je inbox leeg te krijgen is het verstandig om mappen aan te maken. Alleen de fout die we vaak maken is dat we te veel mappen aanmaken. En dat is helemaal niet nodig, want je zoekt dan vaak lang naar iets wat je bijna nooit meer gebruikt en dat is zonde van je tijd. De e-mailprogramma’s van tegenwoordig hebben een uitstekende zoekfunctie. Bedenk daarom goed wat je wilt doen met een e-mail die is afgehandeld. Heb je deze echt nog een keer nodig? Is je antwoord nee, gooi het dan direct weg.
Vaak gaan e-mails die binnenkomen over werkzaamheden die niet tot jouw taken behoren. Maar je denkt als snel: O dat doe ik wel even. Maar al deze kleine “oohttjeesss” kosten je uiteindelijk veel tijd. Leer daarom NEE zeggen, tegen collega’s maar ook tegen je klanten. Nee zeggen is moeilijk, dat begrijp ik heel goed. Na het lezen van deze blog leer je beter nee zeggen zonder je schuldig te voelen.
Een volle inbox verwerken kost in het begin behoorlijk wat van je tijd. Maar dan, echt waar is je inbox leeg. Voor de komende 10 minuten heb je Inbox Zero bereikt. Want een compleet lege inbox komt eigenlijk niet vaak voor. De e-mails blijven komen. Dat is ook prima, want je bent na het lezen van deze blog aan de slag gegaan en hebt je inbox helemaal bijgewerkt. De e-mails die dan binnenkomen verwerk je heel makkelijk 2 keer per dag. Doe dit niet vaker, want dan ben je weer terug bij af en word je weer de hele dag afgeleid.
Lukt het jou niet om efficiënt met de inbox en de binnenkomende e-mails aan de slag te gaan? Of weet je gewoon niet waar je moet beginnen? Neem dan contact met mij op. We gaan direct aan de slag met het opruimen, organiseren en ordenen van je mailbox. Na afloop ben je klaar voor een rustig, efficiënt en geordend werkleven.
