Todoist: Het hulpmiddel voor taakbeheer 

Ben jij het ook wel eens zat om overspoeld te worden door een oneindige takenlijst? Er staan taken op waarvan je nu al weet dat je er niet aan begint, laat staan dat je ze afvinkt. En zolang je niet alle taken kunt afvinken werkt dit erg frustrerend.  

Wil je je productiviteit verbeteren en meer georganiseerd zijn? Maak dan gebruik van de takenmanager Todoist. In deze blog laat ik je de functies, voordelen en mogelijkheden van Todoist zien, zodat jij op het eind van de dag wel al je taken kunt afvinken! 

Mis nooit meer een taak met Todoist 

Todoist is ontworpen om je te helpen bij het organiseren en beheren van je taken op een intuïtieve manier. Met functies zoals het maken van taken, het toewijzen van deadlines en het instellen van herinneringen, stelt Todoist je in staat om je takenlijsten efficiënt te organiseren. Of je nu persoonlijke taken, werk gerelateerde projecten of boodschappenlijstjes wilt beheren, Todoist maakt het je gemakkelijk.  

Lees in deze blog 10 tips over timemanagement.  

Koppelen met al je apparaten 

Eén van de grootste voordelen van Todoist is de mogelijkheid om te koppelen tussen al je apparaten. Of je nu onderweg bent met je smartphone of aan het werk bent op je computer, je hebt altijd toegang tot al je takenlijsten. Dit zorgt ervoor dat je nooit meer iets belangrijks vergeet en altijd productief blijft, waar je ook bent. Koppel Todoist aan je Google Agenda en maak afspraken op één plek. Met de Dropbox-integratie kun je bestanden en documenten rechtstreeks aan elkaar koppelen. En verbind je Todoist met Slack dan kun je taken delen en updates ontvangen.  

Geavanceerde functies en voordelen Todoist 

Todoist biedt ook geavanceerde functies die je taakbeheer naar een hoger niveau tillen. 

• Labels stellen je bijvoorbeeld in staat om te categoriseren op basis van verschillende criteria, zoals prioriteit of project.  

• Filters geven de mogelijkheid om specifiek te zoeken op basis van de aangepaste criteria die je hebt ingesteld. 

• Het instellen van een oplossing helpt je om de meest lastige taken te analyseren.  

• Slimme sneltoetsen maken het super simpel om taken toe te voegen of aan te passen. 

• Taken en projecten delen met familieleden of collega’s wordt ook erg makkelijk gemaakt. Wijs taken toe aan specifieke personen en houdt de voortgang bij. 

• Het programma is beschikbaar in maar liefst 17 talen, te gebruiken op  13 verschillende apparaten én het maakt gebruik van de Cloud op die manier heb jij altijd en overal toegang tot jouw taken. 

Todoist instellen en gebruiken in slechts een paar stappen 

Het instellen van Todoist is een eenvoudig proces dat uit verschillende stappen bestaat: 

Stap 1: Ga naar de website van Todoist of download de Todoist-app op je mobiele apparaat via de App Store of Google Play Store. 

Stap 2: Maak een account aan door je te registreren met je e-mailadres en een wachtwoord. Je kunt ook kiezen om je aan te melden met een Google- of Apple-account. 

Stap 3: Stel je account juist in. Stap 3. Om toegang te krijgen tot je instellingen kies je het tandwiel  ‘Instellingen’. Je hebt nu de keuze uit een aantal opties: 

• Account. 
  Je kunt hier je gegevens wijzigen, zoals je wachtwoord en mailadres, of je kunt je social accounts koppelen aan Todoist. 

• Algemeen. 
  Hier is het mogelijk om de taal te wijzigen en aan te geven waar jij wilt dat Todoist start wanneer je hem opent. Standaard staat dit ingesteld op ‘Vandaag’ — op die manier heb jij direct overzicht op de taken die jij vandaag wil uitvoeren.  

• Datum en tijd. 
  Deze instelling spreekt voor zichzelf. Let er even wel op welke dagen jij wil dat jouw week begint. Dit heeft invloed op het automatisch instellen van taken. ‘Maandag’ is daarom de standaard instelling. 

• Thema. 
  Niet blij met de wit-rode kleurinstelling? Er zijn genoeg andere kleuren om uit te kiezen! 

• Karma. 
  Maak van je takenlijst een spel! Voor iedere taak die jij uitvoert, ontvang je punten – zogenaamde Karmapunten. Hoe meer punten jij verzamelt, des te hoger jouw ‘level’ is. Op die manier ben jij nog meer gemotiveerd die takenlijst af te ronden. Je kunt daarnaast de hoeveelheid taken kiezen die jij dagelijks wil afronden. Standaard staat deze ingesteld op 5. Haal je dat, dan verdien je extra karmapunten! 

• Notificaties.  
  Ook dit kun je naar eigen smaak instellen. 

• Integraties. 
  Maak je gebruik van Google Calendar, Slack of bijvoorbeeld Toggle? Koppel meteen Todoist eraan en maak je taken en afspraken nog overzichtelijker. Het programma valt met ruim 70 apps en programma’s te integreren. 

Stap 4: Na het aanmaken en instellen van je account wordt je gevraagd om met je takenlijst aan de slag te gaan. Om een taak toe te voegen klik je op het plusje.  Je ziet meerdere icoontjes staan die elk een eigen functie hebben om je taak extra gedetailleerd te maken. 

• Voeg een taakbeschrijving toe aan je project door op de plusknop te klikken en de taakbeschrijving in te voeren. Druk op Enter om de taak op te slaan. 

• Labels: Organiseer je taken met labels. Klik op het labelpictogram naast een taak en voeg een label toe of maak een nieuw label aan. Een label is een superhandig manier om meer context toe te voegen aan een taak, bijvoorbeeld de plek waar het moet worden uitgevoerd of de actie die bij een taak hoort, bijvoorbeeld iets met iemand bespreken. 

• Herinneringen: Stel herinneringen in voor je taken door op het klokpictogram naast een taak te klikken. Selecteer de verwachte herinneringstijd en stel indien nodig een herhalingspatroon in. 

• Prioriteit: Een prioriteit toekennen aan je taak geeft jou direct een duidelijk beeld van welke taak voorrang heeft. Op die manier werk jij jouw to do lijst af op basis van urgentie. Todoist kent 4 soorten prioriteiten: 

Prioriteit 1 – Rode vlag: Erg belangrijk. 

Prioriteit 2 – Oranje vlag: Redelijk belangrijk. 

Prioriteit 3 – Gele vlag: Belangrijk. 

Prioriteit 4 – Geen vlag: Algemene taak die wel moet worden uitgevoerd, maar die niet urgent is. 

• Snelle opmerking: Een notitie, bestand of foto toevoegen aan een bepaalde taak doe je door te klikken Kop ‘Snelle opmerking’ . Zo voorzie je je taak van een opmerking.  Nadat jij ieder icoontje hebt gebruikt is jouw taak compleet. Klik op ‘Taak toevoegen’ om de taak definitief te maken. Nu moet je hem natuurlijk wel nog uitvoeren! 

Stap 5: Nu komt het stuk waar het natuurlijk allemaal om draait: Je taak afvinken! Dit doe je door heel makkelijk op het bolletje voor de taak te klikken.  

Wil je iets wijzigen dan kies je voor het  ‘potloodje’.  Hier kun je de datum, de prioriteit en alle andere informatie omtrent de taak wijzigen. 

Ook kun je op deze manier een herinnering toevoegen zodat je een notificatie ontvangt.  

Stap 6: Maak nieuwe projecten door op het plusteken naast "Projecten" in de zijbalk te klikken. Een project is in feite een grote klus die uit meer dan één taak bestaat.  

Geef je project een naam, een kleur en geef aan met wie je het gaat delen.  Druk op Enter om het project aan te maken.  

Stap 7: Wijs taken naar specifieke projecten door het project te selecteren in het vervolgkeuzemenu naast de taak. 

Stap 8: Beheer je verschillende apparaten door de Todoist-app te downloaden op je smartphone, tablet of computer. Meld je aan met hetzelfde account en je wordt gesynchroniseerd. 

Stap 9: Ontdek de belangrijkste functies zoals filters, beveiligen en notities om je takenlijsten verder te organiseren zijn. 

Tips om je tijd te managen met todoist 

Je hebt nu een gelezen hoe makkelijk van Todoist werkt. Het is nu aan jou om dit systeem zo in te richten en te gebruiken dat jij er alles uit haalt. Daarom nog een paar tips om je weg te helpen: 

Bekijk kritisch hoe lang elke taak nodig heeft: 

• Hak taken en projecten in kleine, behapbare brokken. 
• Bedenk altijd vooraf wat je eerste volgende actie is en rooster deze in als taak. 
• Benoem uiteindelijk de geschatte tijd in de titel van de taak en geef de taak een bijbehorend tijdslabel. 

Begin met de meest belangrijke taak op je takenlijst: 

• Werk je lijst af op basis van prioriteit. 
• Benut je tijd effectief. 

Houd je takenlijst consequent bij en verwerk regelmatig nieuwe input: 

• Maak er een routine van om je takenmanager gedurende de dag te controleren. 
• Spreek met jezelf af dat dit het systeem is dat je gebruikt. 
• Neem wekelijks de tijd om je takenlijst door te nemen en werk deze op tijd bij. 

Werk naast een takenlijst met een agenda: 

• Gebruik een agenda voor afspraken en tijdgebonden taken en projecten. 

• Met een takenmanager en een agenda heb jij elke taak en project onder controle. 

Meer weten over timemanagement?

Ik gebruik Todoist al een tijdje en vind het een superhandig hulpmiddel voor mijn taakbeheer. Het is gebruiksvriendelijk, heeft handige functies en het helpt me om mijn taken op een georganiseerde manier te beheren. Ik heb altijd een duidelijk overzicht van wat er moet gebeuren. En door de synchronisatie tussen apparaten kan ik altijd mijn taken raadplegen zelfs als ik onderweg ben. Heb jij moeite om je tijd goed te organiseren en kan je hierbij hulp gebruiken? Neem dan contact op, Ik help je om de POWer terug te brengen in je bedrijf, met het structureren en (re)organiseren van je Processen, Organisatie en Workflow.