Effectiever werken met de beste timemanagement technieken

Deborah

Deborah

Deborah

Tijd en taken effectiever managen, wie wil dat nou niet? Er zijn van die dagen, soms weken dat je het gevoel hebt dat je overladen wordt door taken, opdrachten en gedachten. Timemanagement helpt je hierbij. Maar wat is dit eigenlijk? Met timemanagement wordt bedoeld dat je tijd op een juiste manier besteedt. Het doel hiervan is dat je procesmatig, effectief en efficiënt plant en uitvoert. Dit om je productiviteit te verhogen. Jij kan dit ook! Je leert dit niet door harder te werken, maar door slimmer te werken en beter je taken te plannen. Want timemanagement is meer dan een strak georganiseerde agenda en een lege inbox. Je houdt ook tijd over voor de leuke dingen in het leven. Met dit blog geef ik je de beste technieken die wij als zeer drukke en productieve PA’s en VA’s gebruiken.

Waarom jij niet zonder timemanagement kan

Net als zoveel dingen vereist ook timemanagement een investering van jezelf. Je moet daarom wel gemotiveerd zijn prioriteiten aan te pakken anders verval je snel weer in jouw oude patroon. Daarom deel ik eerst voordat ik met de technieken begin een paar voordelen. Hiermee overtuig ik jou zodat je straks gemotiveerd aan de slag gaat:

  • Je krijgt overzicht omdat timemanagement je laat inzien waar je jouw aandacht op moet richten.
  • Je krijgt meer rust doordat je eindelijk al die taken, projecten en afspraken overzichtelijk opslaat.
  • Je krijgt meer gedaan omdat je met timemanagement leert hoe je efficiënt en slimmer met taken omgaat. Je werkt hierdoor gericht en verspilt geen onnodige tijd.
  • Je maakt betere keuzes omdat je jouw prioriteiten leert kennen.
  • Je voorkomt uitstelgedrag omdat je leert bewuster met je tijd om te gaan.

Timemanagement technieken

Zit jouw hoofd ook vaak vol met klusjes die nog afgerond moeten worden? Verzoeken van collega’s of andere zaken? Logisch ook dat jij daarom het overzicht verliest en juist dingen vergeet. Door de volgende technieken toe te passen krijg breng je alles in kaart wat jouw aandacht nodig heeft, stel je prioriteiten en maak je de juiste keuzes. Hierdoor krijg je rust in je hoofd.

Eat that Frog

Iedereen heeft het weleens meegemaakt. Een grote, moeilijke maar belangrijke klus. Elke keer denk je: “Dat doe ik morgen wel” en je begint eerst met de makkelijke taken die snel klaar zijn. Voor je het weet is het einde van de dag aangebroken en heb je veel taken van je to do lijst afgevinkt. Maar die ene grote taak staat er nog steeds. Op deze manier blijf je jezelf voor de gek houden. Je blijft het voor je uit schuiven om verschillende redenen maar dit is echt niet nodig. Gelukkig is de oplossing best simpel: Eat That Frog!

 

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day”

Mark Twain

 

Je weet dat je aan die grote taak moet beginnen maar toch onderneem je geen actie. Je blijft het uitstellen. Het is veel makkelijker en minder eng om je bezig te houden met een overvolle inbox en de stapels ordners op je bureau. Zo blijf je bezig met onbelangrijke taken, zodat jij niet bezig hoeft te zijn met die lelijke dikke glibberige kikker. Dat is waarom je ook geen vooruitgaan boekt omdat je verkeerde prioriteiten stelt. Creëer daarom tijd om die kikker aan te pakken. En zoals Mark Twain het al zegt, doe dit in de ochtend dan ben je er de rest van de dag vanaf. Plan hiervoor een blok in je agenda en werk deze tijd volledig aan die grote taak die je maar blijft uitstellen. Werk door tot je taak volledig is afgerond en begin niet halverwege weer aan een andere taak. Voordat je het weet heb je straks 5 grote kikkers die half af zijn.

Pomodoro techniek

Deze techniek is een echte timemanagement klassieker. De Pomodoro techniek is in 1980 ontstaan en zorgt ervoor dat je slim omgaat met afleiding. Zodat je gefocust blijft op je taak en een overzicht hebt van je planning. Het enige wat je voor de deze techniek nodig hebt is een wekker. Pak je  to do lijst erbij en kiest een taak die je gaat doen. Zet je wekker op 25 minuten en werk onafgebroken aan je taak tot de wekker gaat. Neem vervolgens een korte pauze van 3 tot 5 minuten. Net genoeg om even snel een kopje koffie te halen en werk daarna verder aan de volgende taak. Wanneer je op deze manier 4 taken hebt afgerond is het tijd voor een langere pauze van ongeveer 30 minuten. Tijd om te lunchen of om even een frisse neus te halen. Als je op deze manier werkt blijf je gefocust en krijg je effectief je taken af omdat je gestructureerd te werk gaat.

Werk rond je bioritme

Iedereen, ook jij en ik heeft een bioritme. De één is een ochtendmens en de ander weer een avondmens. Dit komt omdat gedurende de dag bepaalde hormonen worden afgescheiden. Deze hormonen zorgen voor veranderingen in je hartritme, bloeddruk en lichaamstemperatuur. Onderzoek daarom eens wanneer jij veel energie hebt op een dag en wanneer juist niet. Dit doe je door een paar dagen bij te houden wanneer jij je energiek voelt en wanneer je de bekende dip ervaart. Wanneer jij dit duidelijk hebt pas je hierop je dagplanning aan. Als jij een dip hebt is het niet handig namelijk om een moeilijke taak uit te voeren die al jouw aandacht verdient. Doe daarom tijdens je energiepieken taken waarbij je je concentratie nodig hebt. En doe routinetaken, zoals mails verwerken en andere eenvoudige werkzaamheden na de lunch. Wanneer je jouw planning en taken afstemt op je bioritme krijg je veel meer gedaan. Daarnaast voel je je vrolijker en energieker.

Groeperen van taken

Om je taken te groeperen is het belangrijk om projecten en taken te onderscheiden.

  • Een project is alles wat je doet dat uit meer dan een taak bestaat.
  • Taken zijn werkzaamheden die je uitvoert om een project uit te voeren of af te ronden.

Dat je dit weet is echt belangrijk zodat jij beter met jouw tijd omgaat. Zie het als boodschappen doen. Je maakt hiervoor ook een lijstje met wat je allemaal nodig hebt. Pas daarna ga je naar de supermarkt en doe je alle boodschappen. Dit bespaart je een hoop tijd. Anders moet je elke dag naar de winkel voor een boodschap die je nodig hebt. Doe dit ook met grote taken. Heb je een project waarbij je 5 verschillende werkzaamheden moet afronden? Dan kun je ervoor kiezen om elke dag 1 taak hiervan te doen. Dit schiet natuurlijk niet op, want dan ben je hier de hele week mee bezig. Wat dacht je ervan om deze 5 werkzaamheden te groeperen als 1 taak? Zo rond je deze binnen 1 dag af en dit verhoogt je productiviteit. Niet afgeronde taken verspillen namelijk heel veel mentale energie. Als je een hele week bezig bent met hetzelfde project heb je onnodig onrust in je hoofd. Doe je het op 1 dag dan vink je het af en dat geeft een heerlijk gevoel. En daarbij af is af! Natuurlijk is het niet mogelijk om alle projecten te groeperen tot 1 taak. Maar lukt het wel? Dan maakt het je leven stuk makkelijker en een stuk leuker.

Eisenhouwer

Meer gedaan krijgen in minder tijd door het stellen van prioriteiten. Dat wil iedereen en Eisenhower bedacht hiervoor een manier om effectiever met projecten en taken om te gaan. Hij stelde prioriteiten met de “Eisenhower Matrix”

Je sorteert simpel taken op basis van urgentie.

Maak een schema van vier vakken:

  • Linksboven staan de taken die belangrijk en dringend zijn. Deze taken moeten nu worden gedaan en kunnen niet wachten.
  • Rechts daarvan staan belangrijke taken die niet dringend zijn. Deze taken mogen niet vergeten worden, maar kunnen ingepland worden.
  • Linksonder staan de taken die niet belangrijk zijn maar wel ooit eens gedaan moeten worden binnen een bepaalde tijd. Het is niet noodzakelijk dat deze taak wordt uitgevoerd door jou.
  • Het laatste vakje rechtsonder elimineert taken die je van je lijst mag schrappen. Vaak zijn dit taken die onnodig veel tijd innemen en vooral niet gedaan moeten worden in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen.

Op basis hiervan wordt elke klus beoordeeld. Op deze manier besteed je tijd en aandacht aan de juiste zaken. Wil je alles weten over de Eisenhower Matrix? Lees dan mijn blog die ik hierover schreef.

De to-don’t list

Dagelijks hebben we een to-do lijst vol taken en dingen die je moet doen. Het is altijd fijn om taken en werkzaamheden af te vinken. Takenlijsten helpen je om georganiseerd en efficiënt te blijven. Het is een handig hulpmiddel ook al word je er soms gek en onrustig van. Soms is het verstandig wanneer je takenlijst langer en langer wordt om een to-don’t list te maken. Een lijst met items die je dus niet gaat doen. Taken en werkzaamheden die je kunt laten vallen of door iemand anders laat doen. Deze lijst zorgt ervoor dat je makkelijker nee zegt tegen werkzaamheden die je tijd opslokken en je geen voldoening geven.

Krijg weer grip op je tijd

Door het managen van je tijd krijg je doelgericht taken af. Het is een goede manier om gemotiveerd en slimmer te werken. Je krijgt meer structuur in je werkzaamheden en bent bewuster bezig met plannen. Zo bespaar je veel tijd die je weer aan leukere dingen kunt besteden. Wil je nog meer weten over timemanagement? Neem dan contact met mij op voor een gratis proefsessie.

 

 

 

 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

One2organize draait op SYS PlatformSYS Platform - Websites voor coaches