De 7 valkuilen van KPI's

De KPI is een zeer krachtige managementtool waar steeds meer bedrijven aandacht voor hebben. Ik snap dat wel, want het is een handige en mooie tool om te gebruiken voor managers en controllers. Met de juiste definitie van KPI’s kun je sneller sturen en processen keer op keer verbeteren. Het is alleen niet makkelijk om de juiste KPI te bepalen en dit gaat dan ook best vaak fout. Daarom in deze blog de 7 grootste valkuilen zodat jij hier niet meer intrapt.

In het boek "KPI's die wel werken" lees je meer over hoe je je KPI's nu echt goed inzet.

Wat zijn KPI’s (Kritieke Prestatie Indicator) eigenlijk?

Je weet dat elk bedrijf gebruik maakt van KPI’s. Maar wat zijn dit nou eigenlijk? De afkorting dekt de lading zowel in het Nederlands als in het Engels.

✔In het Engels is de betekenis: Key Performance Indicator

✔In het Nederlands is de betekenis: Kritieke Prestatie Indicator. Met deze indicator meet je prestaties van een organisatie, je team of medewerkers.

Wil jij heldere doelen stellen voor een succesvol bedrijf? En de juiste KPI’s bepalen?

 Doe dan de Quick Scan op Build Your Business.

Dit is waarom KPI’s belangrijk zijn!

Als bedrijf heb je altijd doelen voor de lange en korte termijn. Met een goede KPI zie je of een doel realistisch en haalbaar is. Zonder indicator, of slechte indicator is het moeilijk om een voortgang van je doel te meten met als gevolg dat het nog lastiger wordt om richting aan je doelen te geven. Met een juiste KPI maak je de doelen meetbaar en concreet zodat je ziet waar het goed gaat en waar er verbetering nodig is.

Waaraan voldoet een goede KPI?

Het is heel lastig om een goede KPI te maken. Een goed hulpmiddel hiervoor is het Smart-principe. Als je de KPI opstelt volgens het SMART-principe dan moet hij voldoen aan de volgende eisen:

• Specifiek - Is de doelstelling duidelijk?
• Meetbaar - Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
• Acceptabel - Zijn deze doelen acceptabel voor de doelgroep en/of het management?
• Realistisch - Is het doel haalbaar?
• Tijdsgebonden - Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

Je kunt dit ook gebruiken voor andere werkzaamheden. Lees hier alles over het aanpassen van werkprocessen. Dit is handig om te weten voor het opstellen van de juiste KPI’s.

KPI’s en de valkuilen waarin je makkelijk trapt

Je weet nu dat KPI’s helpen bij:

• Het meten van de voortgang van een doel
• Op tijd bijsturen
• Een probleem oplossen
• Analyseren van patronen

Toch is het niet makkelijk om de juiste KPI’s te bepalen en dit gaat ook vaak fout. Je staart je bijvoorbeeld blind op de omzet of je bent geobsedeerd door de kosten. Zo zijn er nog veel meer valkuilen waar je al snel intrapt. Hieronder de meest voorkomende:

Er is geen strategie gekoppeld aan de KPI’s

Wanneer je een KPI hebt gemaakt die niet gekoppeld is aan een strategie is dit echt zonde. Je verspilt hiermee heel veel tijd en geld aan het verzamelen van informatie die je niet nodig hebt en die niet ten goede komt aan het bedrijf.

Je maakt teveel KPI’s

Het is heel makkelijk om voor alles een KPI te maken, maar dit gaat niet werken. Je denkt misschien dat veel informatie beter is als geen informatie, maar dit is niet zo. Niet alles is relevant voor jouw onderneming. Je verspilt juist tijd, aandacht en daarnaast is het ook nog eens heel erg duur. Wanneer je alles wilt meten krijgt je veel te veel KPI’s waardoor het gewenste effect uitblijft.

Informatie van iedereen is niet altijd relevant voor jou

Dit is een valkuil die heel vaak voorkomt. Je bedenkt een KPI door om je heen te kijken wat iedereen meet. Je onderzoekt wat je concurrentie doet of je collega’s. Er is natuurlijk niets mis mee om inspiratie op te doen door om je heen te kijken. Maar je moet echt zelf goed nadenken om te bedenken welke informatie relevant en bruikbaar is voor jouw bedrijf. KPI’s moet je serieus nemen dus ik raad je aan goed uit te zoeken welke informatie je echt nodig hebt.

Je betrekt je team niet bij de selectie van KPI’s

Het is heel belangrijk dat iedereen wordt betrokken bij het proces over KPI’s, anders ontstaat er geen eigenschap waardoor ze ook niet gebruikt gaan worden. Denk daarom samen na over de indicator en zorg voor een duidelijk en begrijpelijk verband tussen de strategie en de KPI.

Niet analyseren van de KPI

Wanneer je de KPI niet goed analyseert dan haal je er niet optimaal de juiste gegevens uit. Kijk daarom goed naar de data en bedenk wat het allemaal betekent voor je bedrijf. Een goede indicator vertelt altijd een verhaal, zonde als je hier niet naar luistert.

Je vergeet dat de KPI meeveranderd met je bedrijf

Als er een verandering in je strategie of bedrijf is moet je niet vergeten om je KPI te herzien. Blijf daarom altijd gegevens verzamelen. Zo ben je er altijd zeker van dat je meet wat moet gemeten worden.

Je onderneemt geen actie

Als je KPI’s niet gebruikt om je prestaties te verbeteren en je beslissing te onderbouwen is het echt zonde van je tijd. Het maakt namelijk niet uit hoe goed jouw indicator is en hoe goed die is afgestemd op jouw doel als je ze niet op de juiste manier gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanpassen van je werkprocessen.

Trap er niet in en ga aan de slag met jouw KPI’s

Een goede KPI helpt jou en jouw collega’s of medewerkers om betere beslissingen te nemen om de juiste doelstelling te bereiken. Trap daarom niet in bovenstaande valkuilen en gebruik de indicator waarvoor deze bedoeld is. Denk je na het lezen van deze blog ‘ik wil ook mijn KPI’s nog eens goed bekijken?’

Neem dan contact met mij op, dan denk ik graag met je mee. Samen stoppen we POWer in je KPI’s!